第一章总则

第一条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的以个人为单位组成的书面材料，是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料。为加强我校本科学生档案的管理，使我校本科学生档案管理工作规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校学生管理规定》的有关规定，结合我校实际情况，特制定本办法。

第二条学生档案是记载学生在校期间的思想、学习、工作、生活、遵守校规校纪和法律法规等情况的主要材料，是全面考察了解学生在校表现的主要依据，是国家和社会选拔任用人才的重要根据，也是个人档案形成的基础。

第三条学生档案管理工作要坚持真实、完整、保密的原则。

第四条本办法适用于全日制在校本科学生的档案管理。

第二章学生档案管理机构及其职责

第五条学生工作处是我校本科学生档案管理的主要工作机构，负责全日制在校本科学生的档案管理工作。各学院负责配合接收、收集、移交、归档档案材料。

第六条学生档案管理部门的职责

（一）学生工作处学生档案管理的职责：

1.毕业生档案的转递；

2.遗留档案的管理；

3.学生档案的安全、保密、保护工作，调查研究学生档案工作情况，完善有关规章制度，做好学生档案的分析统计工作；

4.学生档案遗失、破损的补办；

5.办理其它有关学生档案管理的事项。

（二）各学院辅导员负责本人所带学生的档案管理工作，具体职责：

1.新生档案材料的接收、整理；

2.在校学生档案材料的收集、整理、及时归档；

3.在校学生档案的查阅，为有关部门提供学生情况；

4.因故退学、被开除学籍、出国不归、失踪、逃亡、受刑事处分和劳动教养学生档案的转递或保留；

5.留级的学生档案，每学年在接到教务处通知后，立即将其档案转到所留班级并上名册（将原在班级的名字注销并说明原因）。

第三章学生档案的内容和分类

第七条建立本科学生档案，应根据每个学生的经历和实际情况建立，并真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关的情况。我校本科学生档案的内容包括：

（一）高中材料：高中学籍材料、高考报名登记表、高考成绩单、政治审查表、招生体检表等；

（二）学习材料：大学期间学习成绩单；

（三）学籍材料：学生学籍登记表、学历、学位证明以及休学、退学、转学、转专业、出国等证明材料；

（四）毕业材料：毕业生登记表、自传书、毕业生体检表、体育达标卡、报到证副联；

（五）党团组织材料：学生在校期间加入中国共产主义青年团以及加入中国共产党的有关材料，包括入团（党）申请书、政审材料、积极分子考察表、入团（党）志愿书、转正申请书等；

（六）考核及奖励材料：获校级以上表彰奖励登记表；

（七）处分材料：学生在校期间因违反校规、校纪，触犯国家法律而受到处分、处理的材料；

（八）工作材料：学生干部履历表；

（九）应当归档的其他材料。

第四章学生档案的收集

第八条学生入学时，其档案由各学院辅导员统一接收。

第九条学年结束后，各个学院辅导员具体负责本人所带的学生，将上学年度形成的档案材料进行整理并及时归入学生档案；档案材料的归档工作应在开学后一个月内完成，毕业生档案材料的归档工作应在毕业生离校前完成。

第十条档案材料应真实、完整、文字清晰，并注明经办单位及时间，档案材料不得涂改。

第十一条档案材料须由组织部门审查盖章的，应加盖组织公章，其他一律加盖行政公章；个人文字材料应有本人签字。

第十二条档案材料应用碳素墨水或蓝黑墨水书写，以便长期保存。

第五章学生档案的保管和使用

第十三条学生工作处应指定专门的工作人员负责学生档案的管理工作；各学院应将学生在校期间所形成的新材料及时归档、统一保管至毕业前。

第十四条学生档案的保管应严格遵守国家及学校有关档案管理的安全规定。

第十五条因工作需要，经学生工作处批准，组织部门或用人单位工作人员、学生辅导员可以查阅学生档案，查阅学生档案应履行登记手续。学生不得查阅本人或他人档案。

第十六条查阅学生档案时，不得涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换、增添档案材料。

第十七条学生档案一律不得借出。

第十八条查阅学生档案时，不得擅自复制学生档案材料；确因本人或工作需要的，经学生工作处批准，方可复印。

第六章学生档案的转递

第十九条学生毕业后，学生档案应及时转出。就业、升学的学生档案，应转至新的接收单位；出国留学、参加二次就业、申请不就业学生的档案，转递回学生原籍。

第二十条毕业生与用人单位签署就业协议时，应准确地填写档案传递地址和接收档案单位名称。档案接收单位一般为县、局级以上单位人事部门或经国家认可的人事代理部门。学生档案原则上应通过机要、特快专递或专人转递、送达档案接收单位，也可由接收单位派专人领取。学生档案一般不允许由本人自带。因特殊情况需要自带的，应由学生本人到档案管理部门办理自带手续。在自带档案的过程中发生档案袋开封、档案材料遗失等问题的，由学生本人承担责任。

第二十一条通过机要转递的学生档案，应根据机要局的要求填写《机要文件交寄单》；通过其他方式转出的学生档案，要认真填写《档案转递单》，逾期一个月未收到回执的，档案管理部门要及时催问，以防丢失；对转入的学生档案，经核对无误后要及时将回执签名盖章后寄回。《机要文件交寄单》和《档案转递单》回执要妥善保管，以备日后查询。

第二十二条转递出的学生档案材料必须完整齐全，严禁无故扣留学生档案材料。

第二十三条因不明原因造成的毕业生档案材料不齐全或不清楚的，由接收档案单位出具相关证明，经学校研究决定后按有关规定办理。学生毕业离校后，学校有关部门和学院应及时将应由学校长期保存的材料移交至学校档案馆。移交工作应在毕业生离校后一周内完成。

第七章毕业生档案查询

第二十四条派遣离校的毕业生，可到接收档案单位查询档案下落。

第二十五条毕业生报到三个月后仍找不到档案，可通过学校帮助查找。

第八章学生遗失档案的补办

第二十六条由于意外遗失、破损的学生档案，可以申请补办。补办时，须由原始派遣单位开具证明，说明档案材料遗失、破损的时间、地点、原因，并加盖公章。

第二十七条补办档案材料必须由本人亲自办理，同时携带有效证件、毕业证原件、报到证原件及相关材料。

第二十八条学籍材料、学习成绩单由学校档案馆协助补办；报到证由招生与就业指导处协助补办；毕业生登记表、自传书由学生工作处协助补办，最后一并由学生工作处密封专递。

第九章附则

第二十九条本办法由学生工作处负责解释。

第三十条本办法自印发之日起执行。